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如何应对客户的审核 ?

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admin 发表于 2019-5-27 07:06:43 来自手机 | 显示全部楼层 |阅读模式
admin
2019-5-27 07:06:43 78 0 看全部
1 审核的“简单”分类
对于审核,有些基本概念还是需要交待的。
首先就是谁来审核。一般有第一方、第二方和第三方审核的说法。
第一方就是自己审自己,一般由内审人员进行,有体系内审,过程内审的审核。
第一方审核(自审)
第二方审核一般由客户进行。比如我们大众Formel Q质量能力就是大众审核供应商的标准(详见大众集团Formel质量能力),一般是过程审核。
第三方审核是由与公司无直接业务往来的第三方进行,大多数是体系审核。
由于很多公司最担心的是第二方审核(客户审核),所以我们今天就来谈谈第二方的过程审核。
2 为什么要审核?
相信很多朋友听到过很多“高大上”的理由。
比如帮助公司持续改进、综合实力提升、企业形象改善之类的说法。
对此,小唐老师完全同意,不过这里还是想给大家列几点更加“接地气”的理由。好接地气呀!
1据统计,汽车如果出现问题,一大半以上是因为外购件出了问题(想想外购件占整车零件的数量的比例就可以知道)
2绝大多数主机厂,是没有来料检验的(除了极少数零件或材料),所以产品质量的压力便转移到过程质量上去
3主机厂为了能持续地得到质量稳定的产品,便要求供应商的(生产)过程稳定,设立了SQE、审核员等职位对供应商过程进行监控
所以,第二方过程审核便应运而生。
在具体执行层面,各家主机厂还有各自的特点。
比如德系(如大众)有独立的审核员,其工作只负责审核/提升。
而美系(如通用),一般没有独立的审核员,SQE还会涉及项目开发产品质量、批量实物质量等方面的职能。
以上都是从客户层面来说的。
那么问题来了!审核对供应商到底有什么作用?
1新项目定点
很多主机厂在新项目定点会和过程审核结果挂钩,比如国内大众的供应商,得分在86分(86%)以上才有定点资格
2企业形象/老板面子
小编遇到过一家公司,大众业务只占其总销售额的5%不到,但是每次审核时都极其重视,后来闲聊时才知道,他们拿到大众的A级供应商,在其他客户那也比较容易被认可,坊间甚至流传着一个说法:“汽车行业最难通过的两个审核,一个是大众的A级审核,一个是福特的Q1审核”。
PS:其实主机厂的小伙伴不要喷小编哈,只是听说哈~
3通过审核员的眼睛,看到自己的差距
论专业能力,审核员确实不占优势,尤其和那些在和你们公司摸爬滚打数十年的某个领域(如注塑 、油漆)专家相比
但是审核员有两个非常大的优势,面广,好东西见得多
a. 面广:以刚工作五年的小编举例,前后负责80家左右供应商的审核,涉及到注塑、油漆、电镀、玻璃、橡胶、发泡、挤出等十几类产品、几十种工艺,面非常广,更不要谈我师父那一辈工作十几年、几十年“老法师”的阅历和眼光了。
面广的优势就在于可以将其他行业好的做法引入到某行业内,比如炉温测试设备,最开始小唐老师接触到只在油漆行业应用,后来逐渐推广到橡胶、玻璃等行业中。
b. 好东西见得多:汽车行业本身已经是制造行业中的佼佼者,而大众很多供应商更是行业内顶尖的公司。很多人总在抱怨行业闭塞,信息分享不流畅。审核员不正是这些先进管理理念、前沿设备技术的搬运工嘛!
(当然,我们只分享有这些东西,涉及到行业机密的细节是不会分享滴!)
我们不生产“理念和技术”
我们只是先进“理念和技术”的搬运工
3 审核前的准备
客户要来审核,一般会提前通知,比如大众的审核员一般会有两周计划,也就是提前1-2周通知供应商。
接到通知时,需要和审核员确认以下信息:
1确认审核人员的数量,审核行程(比如审核几天,每一天具体看什么)
大众审核员一般是单枪匹马一个人去审核,一般审核行程不会固定的很死,如果审核两天的话,一般1-1.5天审核生产现场、0.5-1天审核相应文件
2确定审核对象,确认有无其他特殊审核要求
比如大众来审核,当然希望看大众产品的生产过程,你安排通用的产品去审核就是不合适的,如果确实排产计划很难调整,就需要和审核员提前沟通确认
其他审核要求更加侧重于与之前审核相比,确认本次审核不一样的地方,比如环保要求是这一两年大众审核时重点需要看的东西,你需要了解到这些审核的变化点并提前做好准备
下面给一个接下来下来的审核日程供各位参考。
3通知公司各部门做好准备
如生产、质量、计划、仓库、物流等,确定审核日程内各个部门的负责人(如果审核员没有给上图的日程表,可以内部制作一个,并和审核员进行沟通确认)这部分主要的作用,就是告诉大家,鬼子要进村啦,抄好家伙准备起来,别因为不认识“鬼子”出岔子
4研究审核员曾经出具的报告,确定问题项是否都已关闭
审核一方面是发现新问题,另一方面是跟踪老问题的完成情况,所以研究曾经的审核报告还是蛮有必要的
5其他
对于比较重要的审核,比如升A审核,潜在供应商审核,有些公司会召开动员会,提前组织内审,这一点,小唐老师是不反对的,毕竟全体重视不是什么坏事情
对于成立应急小组(缺文件少材料时,临时补),小编到不是很提倡,毕竟被审核员发现材料是刚刚补的话,会比较尴尬
你就拿这个“假”文件来忽悠我?!!
4 首次会议
首次会议有三大功能。
1互相认识
—让审核员认识你们公司,所以会有个公司介绍
—让审核员认识你们团队,所以会有参会人员介绍
—审核员自我介绍,以及此次审核的目的
毕竟接下来几天要彼此接触,叫不出名字或者叫错名字多尴尬呀~
2确定行程
—一般由审核员主导,和与会人员确定审核日程,因为之前一般都是通过联络员沟通,首次会议上需要审核员与审核对象直接确认,同时需考虑行程变化(如负责人请假了)的情况
—这部分也是体现公司人员能力的时候。毕竟审核一般要两三天,全公司的人耗着没必要,也不专业。
小唐老师去审核的时候,有20多人团团围着但问题谁也解释不清楚的情况,也有只有2个人,审核却特别流畅的情况。如果你是审核员,你喜欢哪种情况?
有时候,人多不一定力量就大!
3体现尊重,建立联系
首次会议一般会有公司高层(如总经理或副总)参加。
这里面很多人都会觉得高层参加只是体现对审核员的尊重,其实不然,在小唐老师看来,高层参加更大的意见在于以下两点:

1. 以行动告诉中层、基层管理人员,请大家重视起这次审核。

2. 以言语告诉审核员,如果有什么需要高层支持和设入(如增加设备,生产线改造),可以和他谈,毕竟你不可能和一个现场操作人员谈公司未来规划的事情,谈了也不算数:)


大众有位领导曾经问我,“小编,你觉得你去审核谁最开心”,我给了很多答案,都没有切中要点。“如果你审核公司老板足够智慧的话,那应该是他最开心”。各位朋友可以感受一下。

5
过程审核
这部分是最精华的,也是最关键的。小唐老师在之前的文章《外行如何装内行》、《大众集团Formel Q质量能力》或多或少的谈起过。

之后也计划再写一篇《审核员的思路分析》分享给大家。在这里,我想和大家分享几点,小编不愿意看到的情况。

1. 现场发飙。
高层骂中层,中层骂基层,骂下面的人这些事情怎么都没做好。
对于小编来说,早干嘛去啦,现在骂只是做给审核员看的吗?另外,小唐老师也非常不建议用“骂”来解决问题。
2. 直接否认对方,寻找各种借口
需要想明白的一点,审核的目的从来都不是来找问题的。而是针对某个问题,大家一起研究,有没有更好地做法。
首先先完全理解审核员提出的问题,如果确实很难改或者可操作性太低,和审核员一起沟通,把自己的顾虑讲出来。
审核很多时候是审核员一个人与整个公司的人在斗智斗勇,要一起保持一个和谐的审核氛围。
3. 等待太久/伪照假证据
审核是一个强度非常高的工作,有时候陪同我们审核的中高层管理人员能换好几波。不是说不重视,是真走不动了!其实小唐老师也何尝不想躺着不走呀,可是审核进度就完不成。
所以,等个材料等一两个小时的情况尽量不要出现。或者临时伪照证据的情况也极不建议。
审核员大多数有着丰富的侦察与反侦察经验。
再说的直白一些,有些问题,真的没有自己想得那么重要。
对于你来说,是的,对于审核员来说,更加是的!

6 末次会议
在开大会之前,有经验的审核员还有可能提前开个小会。比如和公司高层先碰个头,大致介绍下此次审核的主要问题及需要对方高层支持或者承诺的地方(比如改造旧的生产线)。

末次会议之前不要试图去问审核员审核结果。除非自己想给自己找麻烦,否则审核员一般也不会提前透露结果的。

如果审核结果不理想,别哭丧着脸,也别太灰心。更不要直接末次会议就哇哇大哭关键是这样改变不了任何结果。

要让审核员看到你们整改的意愿和决心,毕竟又不是一考定终身,整改好之后还是可以请审核员过来的。
以上就是今天的全部内容,很多地方讲得都不是很深,如果你有问题,欢迎留言互动。
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